[Access 2007] croiser les BDD deux feuilles excel en utilisant Access

[otello]

Bonjour à tous!

Je voudrais croiser deux feuilles Excel en utilisant Access.

Certaines colonnes de ses deux fichiers sont rédondant.
Je voudrais grâce à une IHM que je créerai avec Access pouvoir faire des contrôles (par exemple vérifier que le Nom+Prénom+ date de naissance soit bien identiques).

Est ce possible? je pense que oui.

Y a t il une limite d'enregistrements sur Excel à traiter sachant que je vais gérer à peu près 50 000 individus.

Je vais créer également une colonne statut : "Traité" ou "Non Traité".
Ce qui me permettra de créer dans une troisiéme feuille excel tous les individus dont le statut sont Traités(sans purger la base initiale).

Je débute dans Excel et Access.
Vos suggestions sont les bienvenues.

Merci Otello.

 

[boub popsyteam]

Fouyaya encore un usage d'excel comme base de donnée alors que c'est un tableur ... et que tu veux utiliser un moteur de base de donnée pour l'attaquer ...

Je verrais bien un transfert excel => bases access, travail sur les bases en natif, export vers excel si vraiment t'as pas le choix.

 

[otello]

tu préconises de tout exporter vers la base Access.
Quel est l'avantage?
pour l'interface IHM , que propose tu? VBA, DOT.NET, ACCESS

 

[otello]

ACCESS.

J'ai créé plusieurs tables sous access(beneficiaire, enfants, conjoint, identité).
J'ai mon modèle de lettre qui correspond à un découpage de ma table. J'insère les champs de fusion de ma table bénéficiaire (Gâce à l'assistant fusion et au multipostage) qui met à jour mes champs concernant le bénéficiaire par contre pour les autres champs liés aux autres tables, il m'est impossible de les enrichir.

 

[zeb]

Tu devrais non pas utiliser un table, mais une requête, qui elle irait lire dans plusieurs tables en fonction de l'organisation de ta base.



(Attention à la loi si ta base de données est nominative !)

 

[otello]

Mais comment je peux faire pour entrée ces requêtes dans mon document word. Et ainsi mettre à jour mes champs de différentes tables.

 

[zeb]

La construction des requêtes, c'est dans ACCESS, pas dans WORD.

 

[otello]

ok merci!!!

Je te tiens aux news si j'ai des difficultés.

 

[otello]

J'ai un problème pour définir les relations entre entités.
1 à plusieurs ou 1.

 

[otello]

je veux relier une table entreprise et la table bénéficiaire.
sachant qu'un bénéficiaire compte 1 seul entreprise.
Une entreprise a 1 et un seul bénéficiaire.

 

[zeb]

?

[Fixed]Entreprise -> 1 bénéficiaire
Bénéficiaire -> 1 entreprise[/Fixed]

Ben alors :[Fixed]Entreprise 1 <--> 1 Bénéficiaire[/Fixed]

Ou alors ton modèle n'est pas bon et une seule table suffit.

 

[otello]

Tu peux me donner ton e-mail que je t'envoie le modèle ainsi que le document word sur lequel je m'appuie pour créer mes tables.
merci

 

[otello]

Le document Word que je me base pour créer mes tables concerne un béneficiaire.

Ce beneficiaire a 1 seul conjoint.
Il a également 0 ou plusieurs enfants.
Il a un type de permis
Il a un revenu donc il est rattaché à une société. (et pas plusieurs)

J’ai créé 4 tables : Table « revenu », Table « Beneficiaire », Table « Conjoint », Table « Enfant »

Tu as surement raison, je devrais créer une table.

L’objectif est de pouvoir faire des statistiques par exemple :
- type de permis,
-les entreprises qui ont un certains type de permis traités (X nombre de permis G, Y nombre de permis B, …..)
- Nombre de permis traités dans le mois par filiale entreprise, puis par entreprise mère.
Ex : nombre total de permis chez Ikea 95, nombre de permis chez Ikea 91, nombre total de permis traites Chez Ikea en France.

Faut il que je prévois des regroupements croisés ?
Les bénéficiaires sont uniques et je prévois de faire faire une identification unique par Nom + prenom + date de naissance du bénéficiaire. Est-ce necessaire ?
Chaque bénéficiaire peut avoir de 0 à plusieurs enfants (au max j’ai eu à traiter 5 enfants).
Dois-je obligatoirement créé une table « enfants » pour eviter justement les doublons de nom bénéficiaire (redondance) ?

 

[zeb]

Tu peux me donner ton e-mail que je t'envoie le modèle ainsi que le document word sur lequel je m'appuie pour créer mes tables.
merci

Non. Ou alors je te fais une propale. Mais je doute que je sois dans tes prix.

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Un bénéficiaire a forcément un conjoint ! Bizarre.
Un bénéficiaire a forcément un permis et un seul ! Bizarre.
Une entreprise n'a qu'un seul bénéficiaire ! Faux à mon avis. (=> X nombre de permis G, Y nombre de permis B, ..)
Quelles informations doit-on enregistrer sur les enfants ?

Trois entités

■Entreprise
■Filiere
■Beneficiaire

Champs pour chaque entité

Entreprise
■ Raison sociale

Filière
■ Raison sociale

Bénéficiaire
■ Nom
■ Prénom
■ Date de naissance
■ Nombre d'enfants
■ Revenu
■ Type de permis

Relations entre entité

Entreprise (1,1) <-- (1,n) Filière
Filière (1,1) <-- (1,n) Bénéficiaire

Transformation en tables

ENTREPRISE
■ ID_ENTR Numéro Auto
■ RAISOC Texte(50)

FILIERE
■ ID_FILI Numéro Auto
■ RAISOC Texte(50)
■ ID_ENTR Numérique

BENEFICIAIRE
■ ID_BENE Numéro Auto
■ NOM Texte(50)
■ PRENOM Texte(50)
■ DT_NAISS Date
■ NB_ENFANT Numérique
■ REVENU Monétaire
■ TYP_PERMIS Texte(1)
■ ID_FILI Numérique

 

[otello]

Je suis d'accord avec toi.
Effectivement l'entreprise à plusieurs bénéficiaire.


Un bénéficiaire a un conjoint ! --------> on se met dans la situation instant actuelle t.
Ex : Le bénéficiaire, Paul Thomas est marié à son conjoint Isabelle Prol.
Nom_Conjoint Prenom_Conjoint Sexe_Conjoint Date_Naissance_Conjoint
Prol Isabelle M 18/04/1975



Un bénéficiaire a un permis qui évolue au fil des traitements de son dossier. Il peut passer d'un statut L, statut G puis statut C.

Au sujet des enfants.
Le bénéficiaire en a 0 ou plusieurs.

Paul Thomas a 4 enfants :

Nom_Enfant Prenom_Enfant Sexe_Enfant Date_Naissance_Enfant
Thomas nicole F 15/05/1998
Thomas Frederic M 02/02/1999
Thomas Karl M 05/08/2001
Thomas Michelle F 12/02/2002
J'ai besoin de traiter 500 bénéficiaire de cette façon.

 

[zeb]

Prol Isabelle M

Elle va être contente, Isabelle !

Et ben, j'espère qu'il est déclaré votre fichier, parce que c'est très personnel comme information !

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On recommence :

Entités

■Entreprise
■Filière
■Bénéficiaire
■Conjoint
■Enfant

Champs pour chaque entité

Entreprise
■ Raison sociale

Filière
■ Raison sociale

Bénéficiaire
■ Nom
■ Prénom
■ Sexe
■ Date de naissance
■ Revenu
■ Type de permis (L/G/C)

Conjoint
■ Nom
■ Prénom
■ Sexe
■ Date de naissance

Enfant
■ Nom
■ Prénom
■ Sexe (M/F)
■ Date de naissance

Relations entre entité

Entreprise (1,1) <-- (1,n) Filière
Filière (1,1) <-- (1,n) Bénéficiaire
Bénéficiaire (1,1) <-- (0,1) Conjoint
Bénéficiaire (1,1) <-- (0,n) Enfant

Enréfléchissant bien, on peut confondre les deux entités Conjoint et Enfant en une seule, qui pourrait être Membre de la famille :

Famille
■ Nom
■ Prénom
■ Sexe (M/F)
■ Date de naissance
■ Type de membre (C/E)

Bénéficiaire (1,1) <-- (0,n) Famille

Transformation en tables

ENTREPRISE
■ ID_ENTR Numéro Auto
■ RAISOC Texte(50)

FILIERE
■ ID_FILI Numéro Auto
■ RAISOC Texte(50)
■ ID_ENTR Numérique

BENEFICIAIRE
■ ID_BENE Numéro Auto
■ NOM Texte(50)
■ PRENOM Texte(50)
■ DT_NAISS Date
■ SEXE Texte(1)
■ REVENU Monétaire
■ TYP_PERMIS Texte(1)
■ ID_FILI Numérique

FAMILLE
■ ID_FAMI Numéro Auto
■ NOM Texte(50)
■ PRENOM Texte(50)
■ DT_NAISS Date
■ SEXE Texte(1)
■ TYP_MEMBRE Texte(1)
■ ID_BENE Numérique


La famille de Paul Atreide :

SELECT * 
  FROM FAMILLE 
 WHERE ID_BENE = ( SELECT ID_BENE 
                     FROM BENEFICIAIRE 
                    WHERE NOM = 'ATREIDE'
                      AND PRENOM = 'PAUL' );

 

[otello]

MERCI ZEB,

Bonne idée pour le regroupement enfant-conjoint.

Sur access comment on peut modifier la relation. je n'arrive pas à modifier les lien.
Access 2007 me propose 1-------> infini, 1---------->1 . rien-------- rien
Je t'avoue que je n'arrive pas à faire les liens dans le sens souhaité.

Sous Access 2007 pour respecter les intégrités, faut-il que je repête mes champs clefs dans la table affilié.
Pour être plus précis :

Pour l'entité bénéficiaire qui a comme clé : nom + prenom + date naissance
dois-je le répeter dans la table famille ?

J'ai l'impression que l'outil access n'est pas maniable. Je n'ai pas l'impréssion d'avoir la main.
Entreprise


J'ai défini les clefs primaires suivantes pour chaque entités:
ENTREPRISE


ID_ENTR Numéro Auto
RAISOC Texte(50)

FILIERE


ID_FILI Numéro Auto
RAISOC Texte(50)
ID_ENTR Numérique

BENEFICIAIRE


ID_BENE Numéro Auto
NOM Texte(50)
PRENOM Texte(50)
DT_NAISS Date
SEXE Texte(1)
REVENU Monétaire
TYP_PERMIS Texte(1)
ID_FILI Numérique


FAMILLE

ID_FAMI Numéro Auto
NOM Texte(50)
PRENOM Texte(50)
DT_NAISS Date
SEXE Texte(1)
TYP_MEMBRE Texte(1)
ID_BENE Numérique

 

[zeb]

Access 2007 me propose 1-------> infini, 1---------->1 . rien-------- rien

Bon, j'ai été trop théorique.
(0,n), (1,n), (x,n) --> infini
(0,1), (1,1) --> 1

Pour l'entité bénéficiaire qui a comme clé : nom + prenom + date naissance

Non, Non, Non, Non, Non, Non, Non, Non, Non, Non, Non, Non !

La clef d'une table, c'est le champ neutre ID_TABLE en numérotation automatique. S'il faut que (Champ1,Champ2,Champ3) soit unique, il faut ajouter une contrainte, pas une clef primaire !!

Je n'ai pas l'impréssion d'avoir la main.

ACCESS est un outils bureautique, pas un vrai SGBD. Il peut être suffisant dans bien des cas simples. Et il inclue la base et la présentation des données dans un même produit.

Pour info : La base la plus à la mode est mysql.
Le langage de programmation pour afficher des pages dynamiques le plus à la mode est PHP.

 

[otello]

Merci Zeb. Je te remercie amicalement de ton implication dans mon projet.
Encore merci du temps que tu me consacres.
J'ai pu avancer et finaliser mon modèle de données.merci encore!!!

Maintenant j'ai des de nouveaux défis comme par exemple créé une application de gestions de clients.
Je ne sais pas sous quel forme créer cette application (IHM). Que me propose Access 2007?
Quel est le langage que je dois utiliser? tu proposes PHP. Je veux bien m'initier si la formation n'est pas trop longue. J'ai des docs là dessus.
Sachant que je débute sur cet outil.
Je viens de prendre connaissance des formulaires, des requêtes mais ça nécessite d'ouvrir Access 2007.
Je désire, si cela est possible, de créer des écrans, qui correspondent par des "boutons d'évenements". afin que cela soit facile d'utilisation.

- Comme par exemple lister tous les bénéficiaires nés avant 1975.
- Lister tous les bénéficiaires dont le code_statut sont à "L".

Les langages ne me font pas peur......

Merci par avance
Otello

 

[otello]

Au fait comment je peux faire des statistiques au mois, à l'année, sur 5 ans
de collaborateurs travaillant dont le statut_code est à "L"?
Nombre de bénéficiaire traitée par mois?
Merci.