Ce que tu a besoint selon la RUP c'est un SRS software requirement specification ( pour les devis) mais dabord un Vision document ( pour vendre la salade).
Dans le vision document du definit en gros ce que vas apporter a ton client ton logiciel. Ca peut prendre la forme d'un tres grossiers use-case diagrams, bien appuyer par un texte qui decrit en gros le processus de travail. IE:
1- Preposer scan carte de membre et libre.
2- System enregistre
Mais ce qui est important dans le vision est de mettre en evidence les avantage du poscessus de travail automatiser que tu suggere. ( et aussi le nombre d'heure de travail economiser par ton client)
Dans le SRS, il sagit de definir point par point ce que le logiciel vas faire.
Seulement quand le SRS vas etre terminer et approuver que tu vas pouvoir evaluer combien de temps cela vas te prendre. ( et donc combien tu vas charger).
Dans quel format et quel son les section a mettre, ca depends de chaque organisation ou du projet. Mais comme je suppose que ton logiciel dispose de beaucoup de GUI, je suggere des story-board avec les boite de dialoges principale de chaque cas d'utilisation courant.
Mais la plupart du temps les SRS finissent par une liste stupide de requis a une ligne chaque incomprehensible.
Voila, mes 2 cents. (canadiennes).